Aktuell verarbeitet der Fahrradhandel viele Rechnungen noch nicht vollständig elektronisch. Durch regulatorische Vorgaben und Branchenstandards werde sich dieser Anteil in den kommenden Jahren deutlich erhöhen, ist Daniel Senn überzeugt, bei e-vendo verantwortlich für Vertrieb und Marktentwicklung: »Viele Betriebe stehen heute noch am Anfang, was die elektronische Rechnungsverarbeitung angeht. Entscheidend ist aber, jetzt die Systemlandschaft so aufzubauen, dass zukünftige Formate und Prozesse ohne Umstellung integriert werden können.«
In Kombination mit Branchenstandards wie Veloconnect lassen sich diese Abläufe weitgehend automatisieren. Moderne Warenwirtschaftssysteme ermöglichen einen direkten Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Mengen, Preise sowie Zu- und Abschläge werden automatisch geprüft, Abweichungen sofort erkannt und hervorgehoben.
Der Prozess funktioniert strukturiert: Eine Bestellung wird im System angelegt, der Wareneingang erfasst und anschließend eine elektronische Rechnung – per EDI oder künftig über eRechnungsformate – eingelesen. Den Abgleich übernimmt das System, Differenzen können unmittelbar geklärt oder dokumentiert werden. »Entscheidend ist nicht die einzelne Rechnung, sondern der durchgängige Workflow dahinter«, so Senn. »Erst wenn diese Prozesse ineinandergreifen, entsteht echte Entlastung im Tagesgeschäft.«
Laut Senn zeigen Studien aus dem Handel: Die Bearbeitungszeit in der Rechnungsprüfung lasse sich um bis zu 70 Prozent reduzieren. Gleichzeitig sinken die Prozesskosten pro Rechnung um mehrere Euro, während Fehlberechnungen schneller erkannt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Von den automatisierten Prozessen könnten Händler also bereits heute profitieren und sich gleichzeitig optimal für die steigende Verbreitung elektronischer Rechnungen aufstellen.
