Velodata GmbH stellt zur Eurobike völlig neue Kassen- und Warenwirtschaftssysteme vor. 1978 brachte Velodata in Deutschland die erste Einzelhandelskasse als EDV-Bildschirmarbeitsplatz.
Zentralpunkt der nun dritten Velodata-Generation ist die neue V-Kasse (Bildschirmkasse). Sie ist gerüstet für die Bedienung per Touchscreen auf Tablets aller Art, aber auch per Scanner, Maus oder Tastatur für sehr schnelle Kassenvorgänge am PC oder Terminal. Erfasst werden Ausgaben, Einnahmen, Bon und Rechnung, Werkstatt und Termin, Kundenverwaltung mit CRM-Funktionen und Datev-Schnittstelle.
Dazu erfüllt die Kasse alle kommenden gesetzlichen Vorgaben zum 1. Januar 2017 aus dem BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/08/10004-07, ohne dass der Einzelhändler weitere manuelle Aufzeichnungen oder Kassenberichte schreiben muss.
In der Neukonzeption hat der Händler die Wahlfreiheit in Bezug auf die hinterlegten Artikeldaten. Die Daten sind nutzbar ohne Warenwirtschaft und eigenen Artikelstamm mit eventuellen Auflagen nach den komplizierten Kriterien der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus 2001). Die Artikelpflege entfällt, die Artikelpreise und Informationen werden von Velodata über den V-Datenpool mit mehr als 370.000 EAN/UPC im Service bereitgestellt.
Nutzbar ist V-Kasse mit sonstigen Warenwirtschaftssystemen, die ihrerseits der V-Kasse die notwendigen Artikeldaten zur Verfügung stellen und die Bestandsführung und Statistik vornehmen – und mit dem neuen Velodata-Warenwirtschaftsystem, das der V-Kasse die notwendigen Artikeldaten abgestimmt auf den Zweiradhandel zur Verfügung stellt und die Bestände führt. Der Benutzer bestimmt über Parameter, im welchem Umfang überhaupt Daten, die dann der GDPdU unterliegen, gespeichert werden.
Diese dritte Generation basiert bei Warenwirtschaft und Kasse auf Java und überwiegend auf SQL-Datenbanken. Die neue Generation kann sowohl in der externen Cloud (Serverservice per Internet seitens Velodata) als auch kostengünstig und unabhängig mit internem Linux-Server im Hause des Händlers betrieben werden. Als Betriebssystemgrundlage für die Arbeitsplätze besteht die freie Wahl zwischen Apple, Linux und praktisch allen Windows-Versionen.
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht wiederholt
Das BMF Schreiben vom 26.11. 2010 IV A 4 – S 0316/08/10004-07 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ist wegen der langen Übergangsfrist von der Veröffentlichung 2010 bis zur Anwendung zum 31. Dezember 2016 vereinzelt in Vergessenheit geraten. Dort heißt es unter anderem: »… gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen … erfassten Geschäftsvorfälle. Folgendes: Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) sind (die Daten) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.
Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt.«
Im Klartext heißt das, viele alte herkömmliche Registrierkassen müssen ersetzt werden. Falls es Ende 2016 im Kassenhandel nicht zu Lieferschwierigkeiten kommt, ist das noch einfach und schnell möglich. Aufwendig bis existenzgefährdend wird es, wenn die Kassenfunktion in ein Warenwirtschaftssystem integriert ist, dieses System nicht update-fähig ist und nicht mehr den Vorschriften ab 1. Januar 2017 genügt. Insbesondere ist die Frage nicht geklärt, was man unter unveränderbar versteht. Eine einfache Datenablage im Excel-Format ist schon beim Fahrtenbuch nicht erlaubt und hier sicher nicht ausreichend.
Original BMF-Rundschreiben zum Download.
www.velodata.de/index.php/information-und-beratung/33-finanzamt
www.velodata.de
Eurobike: Foyer-West, Obergeschoss